1通のメールが、人間関係を好転させることで仕事がはかどることもあれば、その逆もある――。「メール術」に関する著作を持つ杉山美奈子氏に、メール文の内容以前に身に付けておくべき基本作法をあげてもらった。
　■ルール11　記号・罫線を有効的に使う
　相手に確認してほしいこと、変更事項など「読み飛ばされたくないこと」がある場合、ルール09（http://president.jp/articles/-/15064?page=3）で触れたように記号を使うのもいいが、罫線を上手に利用することも有効的だ。
　■ルール12　引用は必要部分のみ
　引用する際に最も注意したいのは、相手が書いた文に手を加えないことだ。このマナーが備わっていないと、仕事がルーズだと思われる。返信メールでは基本的に部分引用（2、3回）とし、全文引用は細かい経緯を知らせたいときだけに使用。
　ポイント
　

　（1）先方のメール文のすべてを引用しない
　
　（2）引用中の中身には一切手を加えない
　
　（3）1通のメールでの引用は2、3回程度
　
　（4）全文引用は文面を第三者に見せるために転送するときなどに使う
　■ルール13　転送はその目的も書く
　転送が便利なのは、送られてきたメールについて第三者に判断を仰いだり、有益な情報として提供したりする場合。ただ、注意すべきは、本文で転送メールであることや転送の理由・目的も説明すること。また、元のメールには送信者の個人情報が含まれるので、必要ない場合は削除すること。
　転送のお知らせメール例
　

　（1）□□さんから、会議内容をまとめたメールが届いたので転送します
　
　（2）□□さんのメールです。次回までにお目通しのほど、よろしくお願いいたします
　■ルール14　添付するのは2MBまで
　プレゼン用の資料や、画像や表・グラフなどを添付するとき、その容量の合計は2MBまでが一般的なマナーだ。送信時には容量を確認するといい。それ以上を送ると、相手側のサーバにはじかれ、相手に届かないという事態に発展することもある。2MB以上送るなら、「宅ふぁいる便」などのファイル転送サービスを利用するといい（無料で50MBまでを送信可）。
　■ルール15　返信期限は24時間以内
　どんなにこちらが多忙でも、メールは着信後、24時間以内に返信するのがマナー。送信した側は、相手の返信を心待ちにしているもの。ただ、どうしても回答の返信をするのに時間を要する場合は、いつ頃送信できるかをメールするといい。…